Artículo 1. Objeto. El título primero de la presente Política de Tratamiento de la Información (en adelante la “Política”) regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que CONFLUYE S.A.S. (en adelante LA EMPRESA) reciba de los TITULARES DE DATOS por cualquier medio legítimo; de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Artículo 2. Definiciones. Para efectos de comprender el ámbito y aplicación de la presente Política de Tratamiento de bases de datos se entenderán los siguientes términos:
a) LA EMPRESA: Es el responsable de realizar el tratamiento de los datos que logre recaudar en el ejercicio de su objeto social.
b) TITULARES: Los TITULARES son aquellas personas naturales o jurídicas titulares de los derechos de HABEAS DATA que LA EMPRESA tiene incorporados en su base de datos. Para todos los efectos legales, los titulares del tratamiento pueden ser clientes directos de LA EMPRESA, así como aquellas personas que tienen cualquier tipo de relación contractual de cualquier naturaleza con EL CLIENTE; y que LA EMPRESA, por el ejercicio de su actividad empresarial llegue a conocer.
c) CLIENTES: Se denominarán clientes, a aquellos titulares con quienes la empresa tenga relación contractual o comercial, en la cual LA EMPRESA
preste sus servicios relacionados en su objeto social.
d) CONSENTIMIENTO: El consentimiento es la manifestación previa, libre y expresa que emite EL TITULAR a LA EMPRESA con el fin de que ésta pueda tratar su información. El consentimiento también expresa la conciencia de los efectos que produce la autorización.
e) TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: al autorizar el tratamiento de la información, EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN autoriza a LA EMPRESA a: Incorporar los datos a su base de datos para, administrarlos de tal manera que se cumpla con la finalidad establecida en el artículo 9 de la presente
política de tratamiento, legitimada para tal efecto, incluyendo las facultades de usar, procesar y compartir la información con sus ALIADOS COMERCIALES.
f) AUTORIZACIÓN PREVIA: Para todos los efectos legales el consentimiento se emite antes de que el dato suministrado por EL TITULAR, sea incorporado a la base de datos.
g) ALIADOS COMERCIALES: Son aquellas personas naturales o jurídicas tales como CONTRATISTAS, PROVEEDORES y EMPLEADOS, que tienen alguna relación contractual con LA EMPRESA a quien en calidad de ENCARGADO
DEL TRATAMIENTO, se le compartan datos personales de los TITULARES con el fin de facilitar el objeto social de LA EMPRESA y cumplir con la finalidad definida en el artículo 7 de la presente política.
h) DATOS SENSIBLES: Son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
i) DATOS PERSONALES: Son aquellos datos públicos, privados o semiprivados contenidos en la base de datos suministrada por los TITULARES a LA EMPRESA.
j) DATOS PÚBLICOS: Son los datos clasificados como públicos y cuya definición lo hace la ley.
k) DATOS SEMIPRIVADOS: Aquel dato que no es privado pero que requiere de los requisitos establecidos por la Ley 1266 de 2008 para ponerse a circular, tales como el dato financiero o crediticio.
l) DATOS PRIVADOS: Son aquellos datos que no son ni públicos ni semiprivados, y que pertenecen exclusivamente al TITULAR.
n) CONTRATISTAS: Son aquellos TTULARES que se vinculan a LA EMPRESA mediante relación contractual de naturaleza comercial o civil y le prestan sus servicios a EL CONTRATANTE. Los datos que se recauden de estas personas se incorporarán a una base de datos denominada contratistas.
o) PROVEEDORES: Son aquellas TITULARES que proveen a LA EMPRESA de materia prima para que LA EMPRESA pueda desarrollar su objeto social, los datos recaudados de estas personas se registrarán en la base de datos de los contratistas.
p) EMPLEADOS: Son aquellos TITULARES sobre quienes versa una relación laboral entre LA EMPRESA y EL TITULAR.
q) ASPIRANTES: Son aquellos TITULARES sobre quienes aplicaron para un proceso de selección en LA EMPRESA y no cumplieron con los requisitos para acceder.
r) USUARIOS DE LA PÁGINA WEB: son aquellos usuarios que navegan en la página web www.confluye.com
Artículo 3. Derechos. EL TITULAR o cualquier persona que tenga el convencimiento de que LA EMPRESA tienes sus datos relacionados en su base de datos, así como sus CAUSAHABIENTES O REPRESENTANTES LEGALES; adicional a los derechos contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 tendrán los siguientes derechos:
a) TODA PERSONA tiene derecho a confirmar la existencia e inexistencia de los datos personales que fueron incorporados en cualquiera de las bases de datos de LA EMPRESA.
b) EL TITULAR, sus CAUSAHABIENTES O REPRESENTANTES LEGALES, tienen derecho de conocer, actualizar y rectificar de manera gratuita los datos personales que se encuentren incorporados en la base de datos de LA EMPRESA por lo menos una vez en el mes.
c) EL TITULAR, sus CAUSAHABIENTES O REPRESENTANTES LEGALES tienen derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para custodiar y tratar sus datos, excepto cuando no se requiere tal autorización.
d) EL TITULAR, sus CAUSAHABIENTES O REPRESENTANTES LEGALES serán informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.
e) EL TITULAR, sus CAUSAHABIENTES O REPRESENTANTES LEGALES tendrán derecho a revocar expresamente y en cualquier tiempo, la autorización para el tratamiento de sus datos.
f) EL TITULAR, sus CAUSAHABIENTES O REPRESENTANTES LEGALES tendrán derecho a suprimir el dato cuando los criterios de necesidad y finalidad se hayan cumplido, mismos que se describirán más adelante.
g) En caso que la empresa al ejercer su actividad social, conozca o llegue a conocer datos sensibles de sus clientes o de terceros que tengan algún vínculo con éste, LA EMPRESA se compromete a custodiarlos y no ejercer ninguna posición que pueda generarle discriminación.
Artículo 4. Deber especial del TITULAR. Es deber del TITULAR mantener actualizada la información para optimizar el beneficio que puede recibir de LA EMPRESA. Así mismo, es deber del titular conocer la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Artículo 5. Separación de base de datos. LA EMPRESA, tendrá las siguientes bases de datos:
a) Base de datos de Clientes.
b) Base de datos de Contratistas.
c) Base de datos de Empleados.
Artículo 6. Permanencia del dato. TODOS los datos tendrán una permanencia en la base de datos que se verá dada por la necesidad en su permanencia y dependiendo con su finalidad. La necesidad dependerá de:
a) La naturaleza de las bases de datos.
b) Los tipos de los datos.
c) El riesgo legal de suprimirlos.
d) Normas sobre conservación de documentos. Adicionalmente podrá LA EMPRESA suprimirlo de manera definitiva, cuando autoridad legal competente así lo haya requerido, cuando EL TITULAR lo solicite y cumpla con los criterios de necesidad y permanencia para suprimir sus datos, cuando estén desactualizados o cuando ya no sea necesaria su permanencia.
Artículo 7. Finalidad del tratamiento del dato. El tratamiento de los datos tendrá la siguiente finalidad: Validar la información entregada, dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de la celebración de contratos; cumplir con obligaciones constitucionales, legales y reglamentarias, establecer un canal para la adecuada comunicación entre LA EMPRESA y LOS TITULARES, hacer investigaciones y análisis de características demográficas, perfiles de gusto y perfiles psicosociales y epidemiológicas y en general cualquier fin legítimo que permita mantener un adecuado conocimiento, satisfacción y comunicación con el TITULAR.
En caso que LA EMPRESA por su actividad social llegue a conocer datos sensibles de sus clientes o de terceras personas que tengan algún tipo de relación con éstos, LA EMPRESA, no ejercerá ningún tipo de tratamiento sobre estos que pueda generarle discriminación a su titular; LA EMPRESA sólo ejercerá el tratamiento sobre estos para fines estadísticos y de análisis sistémicos.
Artículo 8. Aliados comerciales. Para lograr la finalidad definida en el artículo 7, LA EMPRESA podrá compartir únicamente los datos incorporados en su base de datos con sus ALIADOS COMERCIALES, con el objetivo de facilitar el desarrollo de su objeto social, así como facilitar y fortalecer sus relaciones jurídicas y comerciales con los CLIENTES. LA EMPRESA solo compartirá estos datos con sus aliados comerciales cuando entre ellos medie una relación legal o contractual. Ellos deberán respetar convenios legales para el adecuado almacenamiento, tratamiento y protección de los datos suministrados.
EL ALIADO COMERCIAL se ajustará a esta Política de Tratamiento de Datos. Los ALIADOS COMERCIALES están obligados contractualmente a mantener dicha información confidencial y no podrá utilizar esta información para ningún otro fin sino al fin definido en el artículo 7.
LA EMPRESA también podrá transferir sus datos cuando medie orden de autoridad legal pertinente, se trate de casos legítimamente permitidos y que estos, aún se encuentren disponibles en la base de datos de acuerdo a lo establecido a los criterios de necesidad y permanencia de cada base de datos.
Artículo 9. Datos de menores de edad. LA EMPRESA podrá incorporar datos de menores de edad siempre y cuando sus representantes legales así den la autorización. Artículo 10. Excepción de responsabilidad. LA EMPRESA se compromete a custodiar la base de datos con todas las exigencias reglamentarias contenidas en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, por lo tanto, LA EMPRESA no se responsabiliza por el ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información. LA EMPRESA no se responsabiliza por suplantaciones de identidad, delitos informáticos o manipulaciones indebidas que terceros realicen a la base de datos, por lo tanto, será la autoridad competente quien determine la ocurrencia o no de alguno de éstos ilícitos para proceder a suprimir los datos personales y tomar las acciones legales a que haya lugar.
Artículo 11. Conocimiento, actualización y supresión de datos. LA EMPRESA, recibirá información de aquellas TITULARES dependiendo de los canales que esta determine para recaudarlos, mismos canal será legítimo y deberá contener la autorización del titular para ejercer el tratamiento.
Artículo 12. Autorización para envió de información. Por su autorización, el titular faculta a LA EMPRESA y a sus ALIADOS COMERCIALES para utilizarla en el envío de información necesaria para fortalecer sus relaciones comerciales.
Artículo 13. Registro y tratamiento de la información suministrada por EL TITULAR DE LOS DATOS para la base de datos de CLIENTES. Para el tratamiento de los datos, el TITULAR suscribirá autorización para el tratamiento de datos personales, en consecuencia:
1. Todo dato que ha suministrado EL TITULAR a la empresa es veraz y verificable.
2. Dentro de la actividad social de LA EMPRESA, puede llegar a conocer datos privados, públicos y sensibles de terceras personas, LA EMPRESA solo ejercerá este tratamiento para fines estadístico y análisis sistémico.
3. EL CLIENTE y/o TITULAR manifiesta su autorización libre, expresa y previa para que LA EMPRESA trate sus datos, según lo establecido en estas políticas. Para todos los efectos legales se entenderá que la autorización previa se otorgó desde antes de la incorporación de los datos personales a la bases de datos; en consecuencia, ésta tomará las medidas de precaución necesarias para proteger dichos datos.
4. EL CLIENTE y/o TITULAR, responderá en cualquier tiempo por la veracidad de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LA EMPRESA pueda adelantar. 5. De igual manera el titular deberá manifestar que conocen, han leído y comprendido la presente política de tratamiento de la información y que la aceptan en su totalidad.
Artículo 14. Autorización para envió de información. EL TITULAR, mediante autorización al momento de incorporar la información en su base de datos, autoriza a LA EMPRESA y a sus ALIADOS COMERCIALES para utilizar la misma en el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos que ofrezca o proporcione LA EMPRESA. Sin embargo, EL TITULAR podrá cancelar tal autorización enviando comunicación a LA EMPRESA mediante la siguiente dirección calle 36 número 65 D 34 APTO 802, en Medellín o en el correo electrónico ana.estrada@confluye.com.
Artículo 15. Necesidad y permanencia del dato. LOS CLIENTES podrán acceder, modificar, actualizar o suprimir la información suministrada en cualquier momento; cumpliendo con lo definido en el artículo número 6 de la presente política.
Artículo 16. Registro y tratamiento de la información suministrada por EL TITULAR DE LOS DATOS para la base de datos de EL CONTRATISTA O QUIEN PRENTENDA SERLO. Para el tratamiento de la información suministrada por EL CONTRATISTA se seguirá con el siguiente procedimiento:
1. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, en todo caso, e independiente de si celebra o no un contrato verbal o escrito con LA EMPRESA, suministrará datos veraces y comprobables a LA EMPRESA.
2. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO acepta expresamente a que estos datos se incorporen a la base de datos de contratistas, sin que esto no implique que LA EMPRESA lo haya aceptado como su contratista o proveedor según sea el caso.
3. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO manifiesta que emite su autorización de forma libre, expresa y previa a la incorporación de datos en la base de datos para que LA EMPRESA haga su tratamiento.
4. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él 9 suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LA EMPRESA pueda adelantar.
5. EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO deberán manifestar que conocen, han leído, comprendido y aceptado la presente Política de Tratamiento de la Información.
6. La información suministrada por EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, dentro del formato de proveedores será digitalizada e incorporada por LA EMPRESA a su base de datos, la cual tendrá la finalidad definida en el artículo 7.
7. En caso que el que pretenda ser CONTRATISTA o PROVEEDOR no cumpla con los requisitos para serlo, la información que este haya incorporado a la base de datos se custodiara en los términos establecidos en la presente política y su permanencia se verá dada por lo establecido en los artículos 6 y 7.
8. Sí, QUIEN HAYA PRETENDIDO SER CONTRATISTA cumple con los requisitos y por lo tanto, adquiere la calidad de CONTRATISTA de LA EMPRESA, el término de permanencia de la información dentro de esa bases de datos respetara lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 6 y 7 de la presente Política de Tratamiento.
Artículo 17. Necesidad y permanencia del dato. LOS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS podrán acceder, modificar, actualizar o suprimir la información suministrada en cualquier momento; no obstante, LA EMPRESA seguirá y respetará lo contemplado en el artículo 6 de la presente política.
Artículo 18. Registro y tratamiento de la información para EL EMPLEADO. Una vez EL TITULAR haya sido admitido como EMPLEADO, Su dato se dirigirá a la base de datos de empleados. Aquellas personas cuya vinculación ocurrió con anterioridad a la vigencia de la presente política su incorporación y tratamiento de sus datos se realizarán de la siguiente manera:
1. EL EMPLEADO, deberá diligenciar una Ficha Técnica de Ingreso.
2. Adicional a la Ficha Técnica de Ingreso, el empleado firmará antes de su ingreso los respectivos formularios de afiliación a todo el Sistema General de Seguridad Social, EL EMPLEADO no podrá ingresar a trabaja sin que sus afiliaciones se encuentren aprobadas.
3. Si dentro de la afiliación se relacionan e identifican datos sensibles, estos solo se tomarán con fines netamente estadísticos y de identificación de estados de riesgos que en todo caso no afectará su vinculación laboral con LA EMPRESA.
4. LA EMPRESA nunca consultará con entidades crediticias y financieras los datos depositados en ellas sobre algunos de los empleados. Así como tampoco incorporará a sus bases de datos este tipo de información. En caso de que LA EMPRESA conozca esta información lo hará en razón a convenios con entidades financieras y crediticias que en todo caso serán ellas quienes consultarán tales datos y enviarán a solicitud de LA EMPRESA la autorización dada por EL EMPLEADO para su consulta.
5. EL EMPLEADO, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LA EMPRESA pueda adelantar, por lo tanto, declara que los datos por él relacionados los diligencia bajo la gravedad de juramento.
6. EL EMPLEADO deberá manifestar que conoce, ha leído, comprendido y aceptado la presente Política de Tratamiento.
7. La información suministrada por EL EMPLEADO, dentro de su hoja de vida, así como algunos datos que hayan surgido dentro del proceso de selección en caso de llegar a tener la calidad de datos sensibles, el titular deberá autorizar expresamente el respectivo tratamiento de sus datos sensibles antes de su incorporación. De igual manera los Datos Sensibles sólo serán utilizados para informes estadísticos e históricos, al igual que la finalidad definida en el artículo 40 de la presente Política de Tratamiento.
8. El término de permanencia de la información dentro de esta base de datos respetará lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 7 y siguientes de la presente Política de Tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: En caso que el ASPIRANTE no cumpla con los requisitos para ser EMPLEADO, la información que sobre éste se haya incorporado a la base de datos se custodiará en los términos establecidos en lo definido en la presente política y su finalidad se dará conforme a lo definido en el artículo 7. No obstante, en cualquier tiempo EL ASPIRANTE podrá solicitar la supresión de todos sus datos, tal supresión implicará que éste no vuelva a participar de proceso de selección alguno, a menos que vuelva a solicitar mediante cualquier medio su vinculación.
PARÁGRAFO SEGUNDO: LA EMPRESA podrá vincular laboralmente a personas menores de edad, por lo tanto, sus padres deberán como representantes legales del menor además de certificar que el menor cuenta con la madurez, autonomía y capacidad para afrontar el proceso de selección; deberá autorizar a LA EMPRESA a realizar el tratamiento de sus datos. EN TODO CASO LA EMPRESA RESPECTARÁ LOS DERECHOS Y GARANTIAS FUNDAMENTALES. De igual manera, deberá aportarse concepto favorable del Ministerio del Trabajo, pues de lo contrario y si no se dan todos los supuestos anteriores, el menor no podrá tener relación laboral con LA EMPRESA.
PARÁGRAFO TERCERO: Si quien hubiese aprobado el proceso de vinculación fuere APRENDIZ, sus datos se incorporarán en la base de datos de EMPLEADOS, sin que eso modifique la naturaleza propia del Contrato de Aprendizaje definida en la ley 789 de 2002, pues su relacionamiento en tal base de datos se da para facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales para este tipo de contratos la cual consiste en el pago del apoyo de sostenimiento y aportes obligatorios a riesgos laborales y salud, dependiendo si el APRENDIZ se encuentra en fase lectiva o práctica.
PARÁGRAFO CUARTO: LA EMPRESA podrá celebrar contratos con Empresas de Servicios Temporales para el suministro de personal de acuerdo a las condiciones definidas en la ley. La empresa de Servicios Temporales, deberá darle cumplimiento a la presente Política de Tratamiento de Datos.
Artículo 19. Mecanismo de recepción. El mecanismo mediante el cual EL TITULAR o cualquier persona que tenga el convencimiento de que LA EMPRESA la tiene relacionada en su base de datos, así como sus CAUSAHABIENTES y/o REPRESENTANTES LEGALES, podrá presentar su solicitud de a través del correo electrónico ana.estrada@confluye.com en el domicilio de LA EMPRESA el cual es calle 36 número 65 D 34. APTO 802. Cuando EL TITULAR o su representante, presente alguna petición relacionada con lo definido en la presente política, el representante legal dará respuesta a la petición o en su defecto el encargado de la custodia de esa base de datos.
PARÁGRAFO PRIMERO: Si quien solicita la información es un causahabiente y/o representante legal, deberá demostrar el parentesco que EL TITULAR tenía respecto a él.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso que EL TITULAR sean declarados interdictos, deberá enviar certificación o documento que así lo certifique. Artículo 20. Tramite de la recepción. Una vez EL TITULAR, envíe la petición por cualquiera de los medios definidos en el artículo anterior (dirección electrónica, a través de nuestro portal web, en el domicilio legal de LA EMPRESA) se efectuará el siguiente procedimiento.
1. Para poder tramitar la solicitud, EL TITULAR, deberá diligenciar dentro de su petición los siguientes datos:
a) Nombre y número de cédula.
b) La descripción de los hechos que dan lugar a la petición.
c) Dirección física para la recepción de notificaciones. d) Teléfono y número de celular
e) Firma
f) Documentos que allega a la petición y que desea hacer valer.
g) Si tercera persona solicita información deberá adjuntar poder que lo legitime como solicitante.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
3. SI transcurrido dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4. Una vez sea recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que dirá “reclamo en trámite” reclamo que deberá mantenerse hasta que éste haya sido decidido.
5. Una vez efectuado el reclamo cumpla con lo definido en los numerales anteriores, estos serán enviados al respectivo director del departamento, el cual será, director de selección y desarrollo en caso de empleados, director de contabilidad en caso de proveedores y jefe de cartera en caso de clientes.
6. El envío de la respuesta emitida por LA EMPRESA se hará a la dirección relacionada en la solicitud.
7. LA EMPRESA responderá a todas las peticiones de conocimiento, actualización, rectificación y supresión de la información y también de la revocación de la autorización, que se realicen de manera respetuosa, dentro de un término de 15 días hábiles contados a partir de la recepción de la petición. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se procederá a darle respuesta misma que no podrá superar los 8 días siguientes a su vencimiento.
8. Al presentarse los respectivos recursos de reposición y en subsidio apelación, estos serán respondidos dentro de los 10 días siguientes a 14 su presentación, en todo caso, el recurso deberá cumplir los requisitos definidos en el numeral 1 del presente artículo.
Artículo 20. Modificación. LA EMPRESA se reserva el derecho a modificar esta Política en cualquier momento avisando debidamente a TODOS SUS TITULARES mediante correo electrónico, portal web, prensa, o cualquier medio que se estime conveniente para comunicar el cambio. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los TITULARES desde su publicación en el canal correspondiente.
Artículo 21. Vigencia. La presente política de TRATAMIENTO empezará a regir a partir del Mayo de 2013.